KRATKI VODIČ ZA UDRUGE: KAKO UREDITI DOKUMENTACIJU I BITI SPREMAN ZA PRIJAVU EU PROJEKTA

Što i kako pripremiti kako bi Vaša udruga bila spremna za prijavu EU projekta.
KRATKI VODIČ ZA UDRUGE: KAKO UREDITI DOKUMENTACIJU I BITI SPREMAN ZA PRIJAVU EU PROJEKTA

Kao osoba s bogatim iskustvom u sektoru neprofitnog društva, ali i iskustvom u pripremi projektnih prijedloga u okviru EU fondova, često dobivam upite o tome kako udruge mogu iskoristiti mogućnosti koje nude EU fondovi. Problem s kojim se često susrećem, međutim, je formalna neprihvatljivost udruga za prijavljivanje na Pozive.

Kada govorimo o Pozivima, gotovo svaki Poziv propisuje drugačije uvjete u pogledu potrebne popratne dokumentacije. Tako državni i regionalni Pozivi često zahtijevaju opsežnu popratnu dokumentaciju (od čega većinu državna tijela sama mogu provjeriti uvidom u razne register, op.a), dok Pozivi u okviru Erasmus+ programa zahtijevaju tek prilaganje zaista neophodne dokumentacije na URF portal te potpisivanje Deklaracije časti čime prijavitelj potvrđuje da je sve što je naveo u prijavi istina. U ovom članku fokusirat ću se, ipak, na Pozive u okviru Europskog socijalnog fonda koji će u nadolazeće vrijeme pružiti mnogobrojne mogućnosti udrugama. Razlog tome su financijski pokazatelji iz Perspektive 2014.-2020., koji svjedoče tome da je vrijednost raspisanih Poziva iz Operativnog programa Učinkoviti ljudski potencijali tek 28,65%. S obzirom da sva sredstva trebamo iskoristiti do kraja 2020. godine u nadolazeće dvije do tri godine možemo očekivati otvaranje raznih Poziva ukupne vrijednosti 1.128.920.622 eura. Želite li iskoristiti ove mogućnosti, a niste sigurni zadovoljavate li formalne uvjete ne samo za prijave projekata na ove Pozive već i uvjete legalnog poslovanja udruga – pročitajte ovaj tekst do kraja.

Urednost poslovanja udruge dokazuje se:
1. UREDNOM PRIJAVOM U REGISTRU UDRUGA,
2. UREDNOM PRIJAVOM U REGISTRU NEPROFITNIH ORGANIZACIJA,
3. UREDNIM VOĐENJEM KNJIGOVODSTVA, te
4. NEPOSTOJANJEM JAVNOG DUGA.

Kada govorimo o urednosti prijave u Registru udruga Republike Hrvatske istaknula bih nekoliko bitnih stavki. Najprije, podatak o tome je li Statut udruge usklađen sa Zakonom o udrugama (NN 74/2014). Prema tom Zakonu Udruge su dužne uskladiti svoje statute sa Zakonom u roku od godinu dana od stupanja na snagu ovog Zakona i o tome podnijeti zahtjev za upis promjena nadležnom uredu. Za udruge koje ne usklade svoje statute sukladno odredbama ovog Zakona, nadležni ured će po službenoj dužnosti utvrditi jesu li ispunjeni uvjeti za prestanak djelovanja udruge iz članka 48. Zakona i pokretanje postupka likvidacije udruge. Naime, u svim Pozivima kao uvjet prihvatljivosti prijavitelja traži se dokaz o usklađenosti Statuta sa Zakonom.

Nadalje, bitno je da su osobe ovlaštene za zastupanje Udruge u mandatu i da je taj podatak evidentiran u Registru. Ovom potencijalnom problemu lako možete doskočiti pravodobnom prijavom svih relevantnih podataka nadležnom tijelu.

Članak 27. Zakona propisuje da osoba ovlaštena za zastupanje udruge podnosi nadležnom uredu zahtjev za upis promjena u registar udruga koje se odnose na statut, naziv, ciljeve i djelatnosti, sjedište i adresu sjedišta, izbor osoba ovlaštenih za zastupanje, neovisno o tome radi li se o osobama iz prethodnog mandata, izbor i opoziv likvidatora i prestanak postojanja udruge I to u roku od 60 dana od dana donošenja odluke o promjeni. U suprotnom, zahtjev će se odbaciti. Završno u pogledu pitanja Registra (ali vezano, zapravo, za sam Statut Udruge) preporučila bih svim Udrugama da definiraju svoja područja djelovanja jer su određeni Pozivi vezani uz određena područja djelovanja. Tako je, npr., Pozivom “Umjetnost i kultura za mlade” bilo propisano da prijavitelj mora imati kulturnu djelatnost upisanu u područje djelovanja. Svi potencijalni prijavitelji koji u trenutku otvaranja Poziva nisu imali upisanu tu djelatnost nisu bili prihvatljivi prijavitelji.

Registar udruga i Registar neprofitnih organizacija? Je li to ista stvar ili nije? Odgovor je - nije! U mojim početcima bavljenja administracijom neprofitne organizacije saznanje da su ovo dva neovisna registra i koji čemu služi uzela je nekoliko mjeseci. Registar udruga dokazuje postojanje udruge i vodi ga Ministarstvo uprave, a Registar neprofitnih organizacija vodi Ministarstvo financija i služi pregledu financijskih podataka organizacija neprofitnih organizacija.

Udruga je obvezna upisati se u Registar neprofitnih organizacija. Upis u Registar neprofitnih organizacija uvjet za dobivanje sredstava iz državnog proračuna, proračuna jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave i drugih javnih izvora. Udruga se upisuje u Registar neprofitnih organizacija na temelju prijave dostavljene Ministarstvu financija najkasnije 60 dana od upisa u matični registar.

Promjene podataka o udruzi potrebno je dostaviti Ministarstvu financija, Službi za državno računovodstvo i računovodstvo neprofitnih organizacija, u roku od 7 dana od promjene u matičnom registru (Registru udruga). U svim Pozivima u okviru Europskog socijalnog fonda kao uvjet prihvatljivosti prijavitelja navodi se “uredno i transparentno poslovanje” koje će nadležno tijelo samo provjeriti uvidom u Registar. To u praktičnom smislu znači da će nadležno tijelo pogledati godišnje financijsko izvješće udruge za prošlu godinu u Registru neprofitnih organizacija i da knjigovodstveni podaci moraju biti uredni i transparentni što nas dovodi do naše treće teme: vođenje knjigovodstva.

1. siječnja 2015. stupio je na snagu Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija. Ovaj Zakon zamjenjuje Uredbu o računovodstvu neprofitnih organizacija te propisuje računovodstveno i financijsko poslovanje udruga.

Zakon propisuje dva oblika vođenja knjigovodstva: dvojno i jednostavno knjigovodstvo. Udruge u pravilu vode knjigovodstvo po načelu dvojnog knjigovodstva. Udruga je prve tri godine od osnivanja obvezna voditi dvojno knjigovodstvo. Nakon isteka tri godine zakonski zastupnik udruge može donijeti Odluku o vođenju jednostavnog knjigovodstva i primjeni novčanog računovodstvenog načela ako je vrijednost imovine udruge na kraju svake od prethodne tri godine uzastopno manja od 230.000,00 kuna i ako je godišnji prihod udruge u svakoj od prethodne tri godine uzastopno manji od 230.000,00 kuna godišnje. U praktičnom smislu ovo znači da će barem prve tri godine knjigovodstvo udruge voditi knjigovodstveni servis.

Za udruge koje vode dvojno knjigovodstvo prijavu godišnjeg financijskog izvještaja obavit će njihov knjigovodstveni servis dok će udruge obveznici jednostavnog knjigovodstva morati paziti na rokove i prijave predati same. Udruga koja tijekom poslovne godine nije imala poslovnih događaja, niti u poslovnim knjigama ima podatke o imovini i obvezama, dužna je u roku propisanom za predaju godišnjih financijskih izvještaja Ministarstvu financija dostaviti izjavu o neaktivnosti za prethodnu poslovnu godinu.

Posljednje, prilikom prijave projekta nužno je dostaviti Potvrdu Porezne uprave o nepostojanju javnog duga (obično ne stariju od mjesec dana od dana prijave projekta). Ukoliko sva gornja pitanja imate uredno riješena ova potvrda neće Vam predstavljati problem. Potvrda dokazuje da nemate nikakvih dugova na osnovi javnih davanja, a ukoliko se neka pogreška i dogodi Vaš dug možete uplatiti i već istoga dana možete dobiti željenu Potvrdu.

Udruga koja ima uredno poslovanje prihvatljiv je prijavitelj na mnoge natječaje. Ukoliko Vam treba savjetovanje vezano za sva gore izložena pitanja te konzultiranje, priprema projekata i pomoć pri implementaciji projekata javite nam se bez oklijevanja – rado ćemo s Vama popiti kavu i porazgovarati o Vašim interesima i mogućnostima.

Autorica: Morena Pavlišek